计算机中管理方法科学化的重要性,现代档案科学化管理的重要性

2021年6月20日 4点热度 0条评论 来源: weixin_39612122

摘 要:提高档案管理科学化水平是新时期档案工作的重要课题,是提升国家文化软实力的需要,也是顺应信息化发展趋势的必然选择,对于推动档案管理规范化、制度化、标准化具有重要意义。从实践的角度,本文围绕如何提高科学化水平,分析了找准工作定位、推动档案管理的具体路径,并对相应保障体系建设提出了对策建议。

关键词:档案管理;科学化;路径选择

档案作为时代的记录,社会的记录,企业的记录,是我们人类发展历史的记录,档案管理工作一直都存在,只是在不同的时代中扮演着不同的角色,但是均发挥着同样的作用,为历史提供鉴证,为以后的发展提供依据。档案作为现代社会比较重要的信息资源,其管理的科学化对于其工作质量和效率具有不小的提升,该文就档案管理的现状和问题进行了研究分析。

一、档案管理的问题

(1)档案管理的重要性被忽视。很多单位的领导对于档案工作都没有一个比较科学客观的认识,将档案当做企业和单位的附属部门,认为其主要是对企业的档案进行保存的部门,无法给企业和单位带来实际性的经济利益,因此没有对其产生重视的态度,对于档案的保存和管理比较疏忽,因此档案工作在内部的不到重视。

(2)档案管理不规范。档案管理人员目前很多都是兼职或者非本专业人员,他们本身的档案知识和档案意识不强,在执行档案管理操作的时候,并没有严格的按照档案管理规范来进行,对于档案的交接手续等均没有仔细的核实,也没有签字,因此档案的丢失和不全情况经常发生,导致了这些问题的责任界定存在困难。

(3)档案管理水平落后,技术力量支持不足。档案管理人员并没有经过培训和思想教育,其往往还兼顾其他工作,因此工作起来其精力被分散,导致了档案资料失真和时效性比较差,因此档案和实际情况具有一定的出入,档案信息不完全。

(4)档案管理宣传教育力度不足。档案人员对档案的重要性没有进行普及,以至于社会大众无法深刻的认识到档案资源的重要性,还有就是档案管理因为专业性比较高,需要较多的时间来管理,而宣传不到位,使得档案人员使用的方式和知识均比较落后。

(5)档案管理人员缺乏对自身的认识。档案人员并没有将档案工作当成一个具有发展前景的工作来对待,对自身也是比较疏忽,不能够去努力的提升自身的专业技能,因此档案管理工作就变得止步不前,消极的思想影响了工作,导致了工作的无进展可言。

(6)档案管理模式陈旧。档案管理在我国开展了很多年,也形成了比较固定的模式和方式,导致了档案管理模式跟不上时代的发展,计算机和软件的应用还不够全面,档案手工操作的轻比较多,占据了比较大的人力、物力和空间。

二、n案管理对策及思考

档案记录的是企事业、社会等等的发展历程,对于其发展中优缺点进行了记载,而且还包含了国家政策和社会市场需求等等信息,是企事业和群众获取信息的来源。针对以上存在的问题,就档案管理工作提出以下几点思考及对策。

(1)严格按程序交接。档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,应按程序办理。档案交接手续:一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档;四是按档案移交要求进行移交,并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等,还应在移交文件上签字盖章,要做到对交接工作负责。

(2)强化档案管理意识,严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识,完善档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件,建立档案的信息存储和检索系统。档案管理是管理工作的重要环节,与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关,因此应提高档案管理人员综合素质,提高工作主动性,从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外,还应建立健全档案管理制度,努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

(3)健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。

(4)建章立制,有章可循,规范操作。积极主动做好档案收集工作,做到制度上墙,操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿,职工档案转入、转出登记簿,职工档案材料转入、转出登记簿,档案材料移交表等。对由于历史原因,确实收集不到的档案材料,要查明原因,登记说明,为以后的查找工作提供方便。因此,我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤,及时追补和补充新的资料,真正起到档案的依据作用。

(5)加强宣传工作,提升档案人员的工作积极性。档案工作需要通过宣传来实现发展,宣传不仅仅是向社会普及档案管理的重要性,还包括了对档案人员和企业内部人员的思想观念,让工作人员能够对档案的重要性给予认识,看到该事业的发展前景,积极的投入其中。宣传工作做得好,可以让大家在进行档案提交的时候,注重档案的规范性,能够提升档案工作的效率,提升档案的质量。档案管理要求工作人员从思想上引起重视,通过各方面的努力配合来共同实现档案管理的高效和高质量。

(6)建立档案信息化工作。档案管理加入信息化技术后能够符合现代档案管理的需求,其效率更高,工作质量更高,而且开放式和信息化的档案管理模式,能够让档案管理工作得到更多的利用,对其发展具有非常好的促进作用,对于企业和单位对信息的利用提供了更好的额渠道。

总而言之,档案管理工作需要与时俱进,现代档案管理要求去糟求精,将传统档案管理的经验来过来进行革新,提取出精髓,结合现代技术,来让其得到更好的应用,为档案利用提供机会,创造条件。

参考文献:

[1] 王粉.浅谈技工学校档案建设与管理[J]. 企业导报. 2016(10)

[2] 邓喜英.现阶段档案管理计算机化过程中若干问题的思考[J]. 黑龙江科技信息. 2016(14)

[3] 李群,高振江.提升档案管理科学化水平六策[J]. 企业改革与管理. 2016(08)

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